Podmínky ochrany osobních údajů

Informace o zpracování osobních údajů

Tato informace o zpracování osobních údajů, připravená s ohledem na nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 z 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (dále jen "Nařízení") a zároveň s ohledem na související právní předpisy, objasňuje, které osobní údaje shromažďujeme v rámci poskytování služeb a zboží zákazníkům a jak tyto údaje zpracováváme a chráníme.

Úvod

Jsme Kunsthalle Praha Services, s.r.o., se sídlem Klárov 132/5 Praha 1 - Malá Strana 118 00, IČO: 069 63 391, zapsaná v obchodním rejstříku pod sp. zn. C 292173 vedeném u Městského soudu v Praze, (dále jen "my", "nás", "našich" apod.) a v rámci naší činnosti zpracováváme osobní údaje našich zákazníků především při plnění vzájemných obchodních či jiných vztahů.

Ve vztahu k tomuto zpracování vystupujeme jako správce osobních údajů, přičemž při zpracování dbáme na to, abychom všechny Vaše osobní údaje zpracovávali v souladu s platnými právními předpisy. Tento dokument tak má za cíl objasnit, které Vaše osobní údaje zpracováváme, pro jaké účely, jakými prostředky a dále jaká práva, jakožto subjekt údajů, v souvislosti se zpracováním Vašich osobních údajů máte.

V souvislosti se zpracováním Vašich osobních údajů nás můžete kontaktovat na e-mailu: [office@kunsthallepraha.org].

Subjektem údajů se pro účely této informace o zpracování osobních údajů rozumí náš zákazník, je-li fyzickou osobou, či zástupce, kontaktní osoba nebo jiná fyzická osoba s námi jednající jménem zákazníka – právnické osoby.

Které osobní údaje zpracováváme

Při výkonu naši činnosti zpracováváme různé druhy osobních údajů, které lze obecně rozdělit do následujících kategorií:

• Identifikační

Např. titul, jméno, příjmení, adresa bydliště / sídla, korespondenční adresa, IČO, DIČ, datum narození.

• Kontaktní

Např. telefonní číslo, fax, e-mail, doručovací adresa.

• Platební a fakturační

Např. číslo bankovního účtu, DIČ, fakturační adresa.

• Údaje poskytnuté v komunikaci

Mezi tyto údaje řadíme zejména jakékoliv osobní údaje, které nám poskytnete v rámci komunikace s Vámi, jakož i samotný obsah takové komunikace.

Jak osobní údaje využíváme

Osobní údaje shromažďujeme a využíváme pro účely:

• Uzavření a plnění smlouvy;

Výše uvedené osobní údaje používáme k plnění smlouvy uzavřené s Vámi nebo subjekty, za které jednáte, a to zejména pro splnění našich smluvních či platebních povinností a komunikaci, a to v souvislosti s následujícími vztahy:

• uzavření kupní smlouvy v našem e-shopu, a to jak bez registrace, tak se založením uživatelského účtu, potvrzení objednávky, potvrzení odeslání / doručení zboží atd.;
• reklamace/vrácení zboží/vrácení peněz;
• newsletter našeho Design shopu na základě Vaší žádosti o něj, dotazníky;
• promo akce (slevy) v našem Design storu/e-shopu a související komunikace;
• uzavření smlouvy / objednávky;
• zpracování faktur a plateb.

Osobní údaje pro tyto účely zpracováváme v rámci předsmluvních a smluvních vztahů a částečně na základě našich oprávněných zájmů na našem marketingu. Poskytnutí osobních údajů je tak často nezbytné pro uzavření a plnění smlouvy, správné nastavení vztahů s Vámi nebo subjekty, za které jednáte, jakož i pro kontrolu a evidenci těchto vztahů. Bez poskytnutí osobních údajů nejsme schopni příslušnou smlouvu uzavřít a plnit ji nebo nejsme schopni naplňovat naše oprávněné zájmy.

• Plnění zákonných povinností

Vaše identifikační, kontaktní, platební a fakturační údaje zpracováváme taktéž za účelem plnění našich zákonných a jiných právních povinností např. v oblasti daní, účetnictví, povinného výkaznictví apod. Zpracování Vašich osobních údajů je v takovém případě nezbytné pro splnění našich právních povinností a bez jejich poskytnutí bychom nebyli schopni našim povinnostem řádně dostát.

• Ochrana našich oprávněných zájmů

Uvedené osobní údaje zpracováváme taktéž za účelem ochrany našich oprávněných zájmů spočívajících zejména v ochraně našeho majetku, aktiv, dobrého jména a pověsti, řádného výkonu naší činnosti a zajišťování náležitých oprávnění k nakládání s díly v naší dispozici. Vedle toho jsme osobní údaje rovněž na základě našeho oprávněného zámu oprávněni použít k uplatňování, vymáhání nebo obraně našich nároků před soudy, správními orgány a jinými veřejnými institucemi. Toto zpracování je založeno na našem oprávněném zájmu a bez využití Vašich osobních údajů bychom nebyli schopni naše zájmy náležitě chránit.

Jak údaje sdílíme

Osobní údaje sdílíme vždy jen s důvěryhodnými partnery, způsobem, jakým nám právní předpisy umožňují a na základě příslušných smluv zajišťujících jejich přiměřenou ochranu.

• Námi pověření zpracovatelé

Osobní údaje poskytujeme pověřeným zpracovatelům pro účely zpracování osobních údajů naším jménem a na základě našich pokynů. Tito partneři musí dodržovat povinnost přísné důvěrnosti v souladu se smlouvami, které jsme s nimi uzavřeli.

Našimi zpracovateli jsou zejména poskytovatelé technických a IT služeb, zejména Google Analytics, Google Ads, Meta (Facebook) a poskytovatel našeho e-mailingového řešení.

• Jiní příjemci

Osobní údaje sdílíme s právnickými a fyzickými osobami, státními orgány a veřejnými institucemi, pokud jsme v dobré víře přesvědčeni, že přístup k těmto osobním údajům, jejich použití, uchovávání nebo zpřístupnění je přiměřeně nezbytné pro:

• spolupráci na plnění smluvního vztahu s Vámi nebo subjektem, za který jednáte, nebo pro výkon a uplatňování našich práv a oprávnění či zájmů, když se jedná o zpřístupnění naší sesterské organizaci Kunsthalle Praha, nadační fond a pro naplnění jejích oprávněných zájmů;
• dodržení právního předpisu anebo vykonatelného rozhodnutí státního orgánu;
• uplatnění smluvních podmínek včetně prošetření jejich možného porušení;
• postup zaměřený na řešení podvodu či bezpečnostních incidentů;
• ochranu před poškozením práv, majetku nebo bezpečnosti našeho nadačního fondu, našich klientů nebo veřejnosti tak, jak to vyžadují nebo dovolují právní předpisy.

Vždy dohlížíme na to, abychom neposkytli víc údajů, než je nezbytné pro dosažení daného účelu zpracování.

Jak můžete s osobními údaji nakládat

Jako subjekt údajů máte právo rozhodovat o nakládání s Vašimi osobními údaji. Uplatnit níže uvedená práva můžete na adrese a způsoby uvedenými výše. Budeme se Vám snažit odpovědět co nejdříve, vždy Vám však odpovíme nanejvýš do jednoho měsíce od obdržení Vaší žádosti. V případě pochybností Vás můžeme požádat o dodatečné ověření Vaší totožnosti.

Platné právní předpisy a Nařízení Vám přiznávají následující práva:

• Právo na přístup dle čl. 15 Nařízení
• Právo na opravu dle čl. 16 Nařízení
• Právo na výmaz dle čl. 17. Nařízení
• Právo na omezení zpracování dle čl. 18 Nařízení
• Právo na přenositelnost dle čl. 20 Nařízení
• Právo vznést námitku proti zpracování dle čl. 21 Nařízení
• Právo podat stížnost příslušnému dozorovému úřadu, kterým je v České republice Úřad pro ochranu osobních údajů
• Právo odvolat souhlas dle čl. 7 odst. 3 Nařízení

Odkud máme Vaše osobní údaje

Osobní údaje získáváme přímo od Vás, a to na základě Vašich sdělení (nebo ze sdělení subjektů, za které jednáte nebo se kterými spolupracujete) a ze společné komunikace.

Jak dlouho a kde údaje uchováváme

Osobní údaje uchováváme po různě dlouhou dobu v závislosti na účelu zpracování. Obecně však platí, že osobní údaje zpracováváme po dobu:

(a)     trvání našeho smluvního vztahu s Vámi (nebo osobou, za kterou jednáte);

(b)     deseti let od konce zdaňovacího období, ve kterém se uskutečnilo plnění, pro účely plnění našich zákonných povinností podle daňových předpisů;

(c)      až deseti let od konce účetního období, jehož se podklady týkají, pro účely plnění našich zákonných povinností podle účetních předpisů;

(d)     do odvolání Vašeho souhlasu v případě, že zpracování je založeno na souhlasu a nemáme jiný právní důvod pro zpracování Vašich osobních údajů;

(e)     do namítnutí zpracování, při kterém Vaše práva a zájmy převáží nad našimi oprávněnými zájmy.

Po uplynutí výše uvedených lhůt jsme oprávněni zpracovávat osobní údaje pouze pro slučitelné účely, za účelem ochrany našich práv a majetku (tj. zpravidla po dobu příslušné promlčecí lhůty) anebo pro zvláštní účely typu archivace či statistiky.

Osobní údaje uchováváme výhradně na chráněných serverech nadačního fondu, v papírové formě v náležitě zabezpečených prostorách či u našich důvěryhodných partnerů.

Změny tohoto dokumentu

Znění tohoto dokumentu jsme oprávněni měnit či jakkoliv doplňovat, zejména za účelem zapracování legislativních změn, či změn účelů a prostředků zpracování. Vaše práva vyplývající z tohoto dokumentu anebo příslušných právních předpisů však neomezíme. V případě, že dojde ke změnám tohoto dokumentu způsobilým ovlivnit Vaše práva, vhodným způsobem Vás na to s dostatečným předstihem upozorníme.

Vedle tohoto dokumentu Vás můžeme o některých dalších či dodatečných způsobech a zásadách zpracování Vašich osobních údajů informovat i prostřednictvím samostatných informací, sdělení či souhlasů.